Hãy mở PDF báo cáo kỳ trước trên điện thoại. Thử tìm lợi nhuận so với năm trước, đọc phần giải thích biến động rồi quay về mục lục. Để ý xem mình phải phóng to bao nhiêu lần và có lúc nào đọc xong một đoạn mà vẫn chưa biết cần sang trang nào. Bài thử này cho thấy nhiều điều mà một bản in đẹp khó bộc lộ.
Để người đọc vào đúng chỗ họ cần
Một nhà đầu tư đã theo dõi doanh nghiệp có thể đi thẳng tới kết quả kinh doanh. Người mới tìm hiểu có thể muốn biết doanh nghiệp kiếm tiền từ những mảng nào. Mục lục có liên kết và dấu trang PDF giúp cả hai bắt đầu đúng chỗ. Trong từng chương, tiêu đề như “Kết quả theo mảng kinh doanh” giúp người đọc quyết định có nên mở tiếp nhanh hơn một tiêu đề chỉ ghi “Tổng quan”.
Ở phần điểm nhấn, có thể dẫn người đọc từ con số tới phần giải thích. Chẳng hạn, đặt liên kết “Xem phân tích lợi nhuận theo mảng” ngay dưới biểu đồ giúp người đọc theo mạch câu hỏi họ vừa có, kể cả khi họ vào báo cáo từ một trang ở giữa cuốn.
Cho người đọc đủ thông tin để hiểu một con số
“12%” có thể là biên lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng hoặc tỷ trọng của một mảng kinh doanh. Hãy đặt tên chỉ số, kỳ so sánh và phạm vi đủ gần con số. Nếu là mức tăng, ghi rõ tăng so với kỳ nào. Nếu biểu đồ dùng tỷ đồng, đưa đơn vị lên chỗ có thể nhìn thấy cùng biểu đồ. Đó là những chi tiết nhỏ khi dàn trang, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến cách người đọc hiểu kết quả.
Duyệt bản PDF như cách người ngoài sẽ dùng
Trước khi bàn giao, gửi PDF cho một người ít tham gia dự án và nhờ họ tìm ba câu trả lời. Doanh nghiệp đạt kết quả gì trong năm? Biến động lớn nhất đến từ đâu? Doanh nghiệp dự kiến làm gì tiếp theo? Ghi lại nơi họ dừng, những tiêu đề khiến họ đi nhầm và phần nào phải phóng to mới đọc được. Những ghi chú ấy cho đội thiết kế một danh sách chỉnh sửa cụ thể.
Xem cách OHHA đưa những yêu cầu về trải nghiệm đọc vào thiết kế và dàn trang báo cáo thường niên.
