Khi bắt đầu thiết kế báo cáo phát triển bền vững, doanh nghiệp thường đã có nhiều tài liệu nằm ở các phòng ban: bảng số liệu, mô tả hoạt động, hình ảnh và báo cáo kỳ trước. Khó khăn là gom các tài liệu này thành một bộ đầu vào đủ rõ để thiết kế và dàn trang.
Danh sách dưới đây dành cho đội ngũ IR, truyền thông doanh nghiệp và phụ trách ESG chuẩn bị phối hợp với đơn vị thiết kế. Các yêu cầu về dữ liệu và khung báo cáo cần được doanh nghiệp cùng đơn vị tư vấn chuyên môn xác định riêng.
1. Xác định báo cáo độc lập hay báo cáo tích hợp
Nội dung phát triển bền vững có thể nằm trong một báo cáo riêng hoặc được tích hợp vào báo cáo thường niên. Lựa chọn này ảnh hưởng đến mục lục, độ dài, cách dẫn thông tin và hệ thống hình ảnh.
Hãy thống nhất người đọc chính, mục đích công bố, kỳ báo cáo, ngôn ngữ và phiên bản cần bàn giao. Nếu doanh nghiệp đã chọn khung báo cáo, cần cung cấp cho đội thiết kế danh sách đề mục và các yêu cầu trình bày đã được duyệt.
2. Lập danh mục nội dung và người xác nhận
Mỗi phần nên có một đầu mối phụ trách, nguồn tài liệu và trạng thái: đang tổng hợp, cần xác minh hay đã duyệt. Trước khi dàn trang, nên chốt cấu trúc chính và đánh dấu những nội dung có thể thay đổi để hạn chế sửa bố cục nhiều lần.
- Tài liệu kỳ trước và mục lục dự kiến.
- Thông điệp lãnh đạo, định hướng và mục tiêu đã được thống nhất.
- Nội dung về môi trường, xã hội và quản trị theo phạm vi của doanh nghiệp.
- Danh sách thuật ngữ, tên đơn vị, tên dự án và cách viết thống nhất.
3. Gửi dữ liệu gốc thay vì chỉ gửi ảnh biểu đồ
Để thiết kế bảng biểu và infographic, nên cung cấp file dữ liệu có thể chỉnh sửa. Mỗi chỉ tiêu cần ghi rõ đơn vị, kỳ, phạm vi và nguồn. Nếu so sánh giữa các năm, hãy chỉ ra những thay đổi về phương pháp hoặc phạm vi ảnh hưởng đến cách đọc số liệu.
Phân biệt mục tiêu với kết quả thực hiện. Một con số dự kiến không nên được trình bày như thành tích đã đạt. Đội thiết kế cần biết đâu là thông tin nổi bật, nhưng việc xác nhận độ chính xác của dữ liệu thuộc về đầu mối chuyên môn của doanh nghiệp.
4. Chọn hình có liên hệ rõ với nội dung
Ảnh dự án, hoạt động vận hành, người lao động và chương trình cộng đồng cần có tên, thời gian, địa điểm hoặc chú thích phù hợp. Kiểm tra file gốc và quyền sử dụng trước khi đưa vào báo cáo.
Hình ảnh thiên nhiên có thể hỗ trợ ý tưởng thiết kế, nhưng phần thể hiện hoạt động và kết quả vẫn cần bằng chứng thực tế. Trong báo cáo phát triển bền vững Petrolimex 2024, OHHA lấy cảm hứng từ cuộc chạy bộ “Vì một Việt Nam Xanh” để thể hiện một hành trình cần sự bền bỉ qua từng chặng.
5. Thống nhất hệ thống thiết kế trước khi dàn toàn bộ
Cung cấp hướng dẫn nhận diện thương hiệu, logo và font được phép sử dụng. Nên duyệt bìa cùng một nhóm trang mẫu gồm trang mở chương, trang nhiều chữ, bảng dữ liệu và trang có ảnh. Nhóm trang này giúp kiểm tra cách thiết kế xử lý các loại nội dung khác nhau.
Với báo cáo tích hợp, cần làm rõ mối liên hệ giữa phần bền vững và phần thường niên. Báo cáo tích hợp GEC 2021 là một dự án của OHHA kết nối hai phần này trong cùng ấn phẩm; báo cáo đạt giải Vàng LACP Vision Awards 2021.
6. Chốt quy trình phản hồi và kiểm tra bản cuối
Chỉ định người tổng hợp phản hồi, thời hạn cho từng vòng và cách quản lý phiên bản. Khi nội dung đã vào bố cục, cần kiểm tra lại số liệu, chú thích, tên riêng, mục lục và các tham chiếu giữa các phần.
Với bản PDF, hãy kiểm tra khả năng tìm kiếm văn bản, liên kết, độ rõ của bảng biểu và dung lượng tải. Với bản in, xác định khổ, số lượng và yêu cầu sản xuất trước khi xuất file. Các phiên bản ngôn ngữ cần được đối chiếu sau dàn trang.
Bộ tài liệu để OHHA đề xuất phạm vi và báo giá
- Báo cáo kỳ trước hoặc tài liệu tham khảo.
- Mục lục, bản nội dung và dữ liệu hiện có.
- Dự kiến số trang, ngôn ngữ và mốc hoàn thành.
- Kho hình, hướng dẫn thương hiệu và nhu cầu chụp bổ sung.
- Đầu mối duyệt và yêu cầu PDF, in ấn hoặc bản tóm tắt.
Chi phí phụ thuộc vào mức độ hoàn thiện đầu vào, số trang, bảng biểu, hình ảnh, ngôn ngữ và tiến độ. Xem dịch vụ thiết kế báo cáo phát triển bền vững của OHHA để tham khảo phạm vi cùng các dự án Petrolimex, DIC và GEC, hoặc gửi tài liệu để trao đổi về báo cáo của doanh nghiệp.
