Đến lúc chọn chủ đề cho báo cáo thường niên, một doanh nghiệp có thể gặp bài toán thế này. Doanh thu tăng, lợi nhuận giảm, còn dự án được kỳ vọng nhất phải lùi tiến độ. Ba việc đều có thật. Nếu chỉ chọn việc dễ nói nhất để mở báo cáo, người đọc sẽ phải tự ghép phần còn lại ở những trang sau.
Tìm câu hỏi mà cổ đông sẽ hỏi trước
Với ví dụ trên, câu hỏi có thể là “Vì sao bán được nhiều hơn mà lợi nhuận lại thấp hơn?”. Đây là một điểm bắt đầu cụ thể hơn so với yêu cầu tìm một chủ đề “tích cực, thể hiện tinh thần vượt khó”. Câu trả lời có thể nằm ở cơ cấu doanh thu, chi phí tăng, hoặc một khoản phát sinh. Đội dự án cần kiểm tra phần giải thích nào có dữ liệu và đã được doanh nghiệp xác nhận trước khi chọn thông điệp.
Một bài tập hữu ích khi họp về concept là cho từng đầu mối viết riêng một câu trả lời cho câu hỏi “Năm nay có gì thay đổi đáng kể?”. Sau đó đặt các câu trả lời cạnh nhau và gạch dưới những chỗ có số liệu hoặc sự kiện cụ thể đi kèm. Cuộc họp sẽ sớm đi vào chuyện đáng nói của năm, thay vì mất nửa buổi chọn giữa “bứt phá” và “vươn xa”.
Đặt kết quả và lời giải thích đủ gần nhau
Trở lại ví dụ trên, nếu trang điểm nhấn chỉ làm lớn con số doanh thu, bố cục đã đưa ra một cách đọc trước khi độc giả kịp thấy phần lợi nhuận. Trang mở đầu có thể đặt hai chỉ số cạnh nhau, kèm một câu giải thích ngắn đã được duyệt và chỉ dẫn đến phần phân tích chi tiết. Người đọc thấy ngay điều cần tìm hiểu thêm. Phần diễn giải vẫn có đủ chỗ để trình bày nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng.
Viết tiếp câu chuyện bằng việc doanh nghiệp đã làm
Nếu dự án bị lùi, hãy tách việc đã hoàn tất, việc đang chờ và mốc dự kiến tiếp theo. Cách trình bày đó giúp cổ đông theo dõi tiến độ sang kỳ sau. Nó cũng cho đội thiết kế chất liệu cụ thể để tổ chức trang, từ bảng mốc thời gian đến phần tổng quan kết quả.
Khi biên tập và thiết kế cùng bắt đầu từ những câu hỏi ấy, báo cáo có thể kể một năm phức tạp bằng giọng điệu bình tĩnh và rõ ràng. Xem cách OHHA triển khai thiết kế báo cáo thường niên từ cấu trúc nội dung đến dàn trang.
