Một báo cáo thường niên có thể có đầy đủ nội dung nhưng vẫn khiến người đọc khó tìm được điều quan trọng. Vấn đề thường nằm ở cách tổ chức thông tin: thông điệp lãnh đạo nói một hướng, hình ảnh đi một hướng, còn dữ liệu được trình bày như phần đính kèm.
Để kết nối ba phần này, doanh nghiệp cần thống nhất điều muốn người đọc hiểu trước khi bước vào thiết kế. Dưới đây là những điểm nên rà soát khi phối hợp với đơn vị thiết kế báo cáo thường niên.
1. Chủ đề báo cáo cần xuất phát từ hoạt động thực tế
Chủ đề không chỉ là một câu đặt trên bìa. Nó cần giúp lựa chọn thông tin, xác định thứ tự trình bày và phát triển hình ảnh xuyên suốt báo cáo. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng ba câu hỏi: năm vừa qua thay đổi điều gì, kết quả nào cần làm rõ và hướng đi tiếp theo dựa trên nền tảng nào?
Chẳng hạn, với báo cáo thường niên PDR 2025, chủ đề “Kiến tạo từ nội lực” là cơ sở để OHHA triển khai thiết kế bìa và dàn trang. Điều cần kiểm tra là chủ đề có được hỗ trợ bởi nội dung thực tế trong báo cáo hay chỉ xuất hiện ở vài trang mở đầu.
2. Sắp xếp nội dung theo nhu cầu của người đọc
Cổ đông, nhà đầu tư và đối tác có thể đọc báo cáo theo những cách khác nhau. Có người tìm kết quả kinh doanh, có người quan tâm quản trị, có người cần hiểu chiến lược dài hạn. Mục lục, trang mở đầu từng phần và hệ thống đề mục cần giúp họ tìm đúng thông tin.
Trước khi dàn trang toàn bộ, nên thống nhất thứ tự các phần, cấp độ tiêu đề và cách trình bày thông tin nổi bật. Một trang mẫu có thể được dùng để kiểm tra đồng thời đoạn văn dài, bảng dữ liệu, biểu đồ, ảnh và chú thích. Việc này giúp phát hiện những vấn đề khó xử lý khi báo cáo đã dàn gần xong.
3. Hình ảnh cần bổ sung thông tin
Hình nhà máy, dự án, sản phẩm hay đội ngũ nên được chọn theo nội dung cần thể hiện. Một hình đẹp nhưng không rõ địa điểm, thời gian hoặc mối liên hệ với doanh nghiệp sẽ khó hỗ trợ người đọc hiểu báo cáo.
Doanh nghiệp nên lập danh sách hình cần có theo từng phần và kiểm tra chất lượng file trước khi thiết kế. Nếu cần chụp mới, kịch bản chụp nên dựa trên danh sách này. Tên người, chức danh, tên dự án và chú thích ảnh cần có đầu mối xác nhận.
4. Biểu đồ phải giữ được ý nghĩa của dữ liệu
Chọn biểu đồ theo câu hỏi cần trả lời: so sánh các kỳ, thể hiện cơ cấu hay theo dõi xu hướng. Không nên chọn dạng biểu đồ chỉ vì nó tạo được một trang ấn tượng.
- Ghi rõ đơn vị, kỳ báo cáo và nguồn số liệu.
- Thống nhất cách làm tròn số, ký hiệu và màu cho cùng một chỉ tiêu.
- Kiểm tra trục, tỷ lệ và chú giải để tránh làm sai cảm nhận về mức tăng giảm.
- Đối chiếu dữ liệu trên biểu đồ với bảng và phần diễn giải trước khi duyệt.
5. Nội dung bền vững cần đi cùng bằng chứng
Khi tích hợp phần phát triển bền vững vào báo cáo thường niên, doanh nghiệp cần phân biệt mục tiêu, hoạt động đã thực hiện và kết quả đo được. Hình ảnh về môi trường hoặc cộng đồng nên đi cùng thông tin đủ rõ về phạm vi và thời gian, thay vì chỉ đóng vai trò trang trí.
Báo cáo tích hợp GEC 2021 là một dự án kết nối thông tin thường niên với phần phát triển bền vững, được ghi nhận bằng giải Vàng LACP Vision Awards 2021. Với doanh nghiệp cần triển khai một ấn phẩm riêng hoặc báo cáo tích hợp, xem dịch vụ thiết kế báo cáo phát triển bền vững và báo cáo ESG.
6. Kiểm tra bản PDF theo cách người đọc sử dụng
Bản dùng để in và bản dùng để xem trên màn hình có thể cần cách xuất file khác nhau. Với bản PDF, hãy kiểm tra chữ có thể tìm kiếm, mục lục và liên kết hoạt động, hình đủ rõ khi phóng to và dung lượng phù hợp để tải về. Một trang đôi đẹp khi in chưa chắc dễ đọc trên màn hình nhỏ.
Trước khi bàn giao, nên kiểm tra thêm số trang, chú thích, tên riêng, các tham chiếu giữa các phần và phiên bản ngôn ngữ. Nội dung và dữ liệu cần được doanh nghiệp duyệt trên bản cuối, sau khi đã đặt vào bố cục.
Chuẩn bị gì trước khi gửi yêu cầu thiết kế?
- Báo cáo kỳ trước và mục tiêu của báo cáo năm nay.
- Bản nội dung hiện có, dự kiến số trang và ngôn ngữ.
- Dữ liệu gốc, danh sách biểu đồ và người xác nhận số liệu.
- Hình ảnh, hướng dẫn nhận diện thương hiệu và nhu cầu chụp bổ sung.
- Mốc công bố, đầu mối phản hồi và yêu cầu bản PDF hoặc in ấn.
OHHA phối hợp từ cấu trúc và biên tập, hoặc nhận nội dung đã hoàn thiện để thiết kế và dàn trang theo phạm vi thống nhất. Xem dịch vụ thiết kế báo cáo thường niên và các dự án của OHHA, hoặc gửi yêu cầu cho báo cáo của doanh nghiệp.
